Si uno de los progenitores está ausente
El segundo progenitor deberá presentar el original de una autorización del progenitor ausente en la que estén bien identificados los datos del progenitor que autoriza, del progenitor autorizado y del niño, niña o adolescente. Es muy importante que la autorización sea específica para el trámite (debe únicamente indicar que se autoriza al otro progenitor a retirar el pasaporte del niño, niña o adolescente en la Embajada de la República Bolivariana de Venezuela en Polonia). No se aceptarán poderes de ningún tipo ni autorizaciones generales.
Si el progenitor ausente está en Venezuela deberá realizar la autorización en un Tribunal de Protección al Niño, Niña y Adolescente o en un Consejo de Protección de Niño, Niña y Adolescente de la República Bolivariana de Venezuela. En este caso no es necesaria apostilla.
Si el progenitor ausente está en Polonia, deberá realizar la autorización en la embajada venezolana o en una notaría. En este caso no es necesaria apostilla.
Si el progenitor ausente está en otro país (ni Venezuela, ni Polonia), deberá realizar la autorización en el consulado o embajada de la República Bolivariana de Venezuela en el país donde resida el progenitor ausente o una notaría (en este caso deberá ser apostillada). En el caso de países con un idioma diferente al castellano, la sentencia y la apostilla deben estar traducidas al castellano.
Si uno de los progenitores falleció.
El otro progenitor deberá presentar original y copia del acta de defunción del progenitor fallecido.
Si un solo progenitor ejerce la patria potestad del niño, niña o adolescente.
El progenitor que se presente en el consulado deberá presentar la sentencia definitiva emitida por un tribunal, en la que se le concede el ejercicio unilateral de la patria potestad sobre el niño, niña o adolescente.
Si la sentencia es de un Tribunal de Protección del Niño, Niña y Adolescente de la República Bolivariana de Venezuela, no es necesaria la apostilla.
Si la sentencia es de una autoridad de la República de Polonia competente en la materia, no es necesaria la apostilla.
Si la sentencia es de un Tribunal de otro país (ni Venezuela ni Polonia), el documento debe estar apostillado. En el caso de países con un idioma diferente al castellano, la sentencia y la apostilla deben estar traducidos.
Otros casos:
En caso de que ambos progenitores hayan fallecido o estén privados de la patria potestad, para la atención del tramité será necesario presentar original y copia de la sentencia de Tribunal de la República Bolivariana de Venezuela, mediante la cual se otorga la tutela a un tercero responsable.
En caso de colocaciones temporales, medidas provisionales o cautelares se requiere ejemplar original de autorización judicial expresa adicional para la atención del trámite.