La Apostilla es un certificado expedido en virtud del Convenio de la Haya, que autentica el origen de un documento público. Solo algunos documentos, como los antecedentes penales, se apostillan por vía electrónica. El usuario solicita la apostilla por la página http://legalizacionve.mppre.gob.ve/ y la recibe en formato PDF directamente en su correo electrónico, de manera gratuita y sin necesidad de acudir a la embajada. Para la mayoría de los documentos es necesario realizar el trámite en la embajada y es necesario solicitar previamente una cita por el Sistema de Legalizaciones y Apostilla (SLAE), que es quien emite la apostilla. Se pueden apostillar únicamente documentos originales y previamente legalizados. La legalización se realiza únicamente en Venezuela, no en la Misión Diplomática.
Paso 1
El primer paso para realizar un trámite de Apostilla es solicitar una cita. Para ello debe seguir el siguiente procedimiento:
1. El día que le corresponda de acuerdo al terminal de su número de la cédula, debe ingresar en el sistema del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores de la República Bolivariana de Venezuela (MPPRE), en la pestaña de “Servicios Consulares”, cuyo enlace es http://legalizacionve.mppre.gob.ve. Allí deberá registrarse completando todos los datos requeridos. Si tiene hijos menores de edad, tendrá que registrarlos, llenando los datos en el módulo “Hijos e hijas”.
2. Luego debe cargar los documentos ingresando al módulo “Documentos” y seleccionando los documentos que quiere apostillar. Para obtener información sobre los documentos que pueden ser apostillados y su legalización previa, así como el proceso para incluir los datos de cada documento, puede consultar el instructivo disponible en el siguiente enlace: http://www.mppre.gob.ve/consulares/#documentos.
3. Las certificaciones de calificaciones de primero a tercer año y las certificaciones de calificaciones de cuarto y quinto año son dos documentos distintos, que hay que cargar por separado en la cita para la apostilla.
Reiteramos que se pueden apostillar únicamente documentos originales y previamente legalizados. La legalización se realiza únicamente en Venezuela, no en la Misión Diplomática.
Paso 2
1. Luego de solicitar la cita, en ella debe seleccionar si necesita representante o no, e indicar la oficina de la Embajada de la República de Venezuela en Polonia. Si delega la asistencia a la cita en un representante legal, debe indicarlo en el momento de solicitar la cita, introduciendo el número del poder notariado en Venezuela o en consulado venezolano mediante el cual confiere las atribuciones suficientes a su representante.
2. Acto seguido recibirá un correo electrónico con el día de la cita en la cual debe acudir a la embajada. La misma estará disponible también en la sección “Citas” de su perfil en la página del Sistema de Legalización y Apostilla.
Tome en cuenta que:
1. En la misma solicitud de cita podrá cargar hasta 15 documentos.
2. Es muy importante verificar en el módulo “Citas” el número de documentos cargados, ya que el día de la cita deberán cancelarse los derechos consulares correspondientes a todos los documentos que aparecen como cargados en el sistema. Sin el pago completo, no se procederá con el trámite.
Paso 3
1. El solicitante de la Apostilla (o su apoderado legal) debe asistir presencialmente a las oficinas de la Embajada de la República Bolivariana de Venezuela en Polonia, el día de la cita asignada por el Sistema de Legalizaciones y Apostilla (SLAE). La atención al público es por orden de llegada de 10:00 a 14:00. La embajada no tiene facultades para modificar de ninguna manera la fecha de la cita asignada por el Sistema.
2. El día de la cita el usuario deberá presentarse con: (a) Original y copia del documento de identidad (venezolanos: cédula laminada o pasaporte venezolano; extranjeros: cédula laminada emitida en Venezuela o pasaporte extranjero; persona jurídica: Registro de Información Fiscal RIF); (b) Dos (2) copias del correo electrónico con la fecha de la cita asignada.
3. En caso de que acuda un Representante Legal, éste deberá presentarse a la cita con su documento de identidad, todos los recaudos antes mencionados y un poder legal (tramitado en Venezuela y notariado ante el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) o tramitado ante alguna embajada o consulado de Venezuela en el exterior). Si desea tramitar el poder en la embajada de la República Bolivariana en Polonia, puede consultar las instrucciones disponibles en el enlace: Poderes, contratos y otros actos.
Paso 4
1. La entrega de documentos apostillados se realiza el mismo día de la cita únicamente al titular del trámite o a su Representante Legal registrado y apoderado. En ningún caso podrán entregarse documentos a terceras personas mediante autorizaciones.
Importe derechos consulares:
El monto de los derechos consulares para el trámite es de sesenta dólares estadounidenses (60 USD) por cada documento a apostillar. El pago se realiza el día de la cita, en efectivo y antes de la revisión de los documentos. Para los documentos de niños, niñas y adolescentes el trámite es gratuito. No es posible devolver el dinero depositado por concepto de tasas consulares, bajo ninguna circunstancia.
El pago de aranceles corresponde a la verificación de los documentos y no garantiza de ninguna manera la emisión de la Apostilla. En el caso de que el usuario haya ingresado de forma errónea los datos de los documentos en el Sistema de Legalizaciones y Apostilla (SLAE), dichos documentos resultarán rechazados por el Sistema. En este caso, los derechos consulares pagados no serán devueltos y el usuario deberá solicitar una nueva cita, en el primer día útil de acuerdo a su terminal de cédula.
Si el usuario decidiera no asistir a la verificación de documentos el día de su cita, deberá esperar hasta que su cita sea anulada por el Sistema automatizado SLAE antes de poder solicitar una nueva cita.
Período de validez del documento entregado por la embajada:
Dependerá del organismo receptor.
¡Importante!:
Para realizar este trámite es indispensable estar inscrito en el Registro Consular. Puede verificar los recaudos y procedimientos siguiendo este enlace: Inscripción en el Registro Consular.
Si delega la asistencia a la cita en un representante legal, debe indicarlo en el momento de solicitar la cita, introduciendo el número del poder notariado en Venezuela o en una oficina consular venezolana, mediante el cual confiere las atribuciones suficientes a su representante.
Si desea modificar, agregar o eliminar documentos, cambiar la oficina de atención o alguna otra modificación sobre una cita ya asignada, deberá cancelar la solicitud en curso, proceder con las modificaciones necesarias y solicitar una nueva cita.
Algunos documentos, como los antecedentes penales, se apostillan por vía electrónica. El usuario solicita la Apostilla por la página http://legalizacionve.mppre.gob.ve y la recibe en formato PDF directamente en su correo electrónico, en un plazo no mayor a diez (10) días, sin necesidad de acudir a la Embajada.
La cancelación de una cita puede ser realizada únicamente por el usuario, que para ello deberá ingresar en el Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica y seleccionar la opción “Cancelar” del módulo “Citas”.
Los elementos de una cita ya asignada (fecha, oficina de atención, número y datos de los documentos cargados) no podrán modificarse de ninguna manera.
El sistema de Legalización y Apostilla Electrónica no otorga ninguna cita hasta que se haya realizado o cancelado la anterior.
Para cualquier información adicional puede consultar el enlace Instructivos disponible en el portal http://legalizacionve.mppre.gob.ve,
Reiteramos que el pago de aranceles corresponde a la verificación de los documentos y no garantiza de ninguna manera la emisión de la Apostilla. En el caso de que el usuario haya ingresado de forma errónea los datos de los documentos en el Sistema de Legalizaciones y Apostilla (SLAE), dichos documentos resultarán rechazados por el Sistema. En este caso, los derechos consulares pagados no serán devueltos y el usuario deberá solicitar una nueva cita, en el primer día útil de acuerdo a su terminal de cédula.